Digitale Posteingangsverarbeitung

Die digitale Posteingangsverarbeitung wandelt klassische Papierdokumente in digitale Dokumente um und stellt diese elektronisch bereit. Dieser Service eignet sich für Unternehmen und Privatpersonen, die standortunabhängig auf ihre Post zugreifen oder ein papierloses Büro realisieren möchten.

Der Ablauf im Überblick

1. Postumleitung: Eingehende Dokumente, Briefe und Karten werden über einen Nachsendeauftrag oder direkt ans PC-Hess Scan-Zentrum umgeleitet.
   
   
2. Digitalisierung (Scannen): Die Umschläge und Inhalte werden mit Hochleistungsscannern erfasst. Häufig wird dabei eine automatische Texterkennung (OCR) durchgeführt, damit die Dokumente später durchsuchbar sind.
   
   
3. Bereitstellung: Die digitalen Briefe werden über zwei Hauptwege übermittelt:
   
   1. Mailversand: Direkt als PDF-Anhang an eine vordefinierte E-Mail-Adresse.
   2. Online-Bereitstellung: Über ein sicheres Online-Portal (Web-Speicher) oder eine direkte Schnittstelle (API) in das Dokumentenmanagement-System (DMS) des Kunden.
      
      

1. Archivierung & Vernichtung: Die Originale werden entweder für einen festgelegten Zeitraum physisch archiviert, gesammelt an den Kunden weitergeleitet oder nach Datenschutzrichtlinien (DSGVO-konform) vernichtet.

Vorteile und Nachteile im Vergleich

Vorteil:

Ortsunabhängigkeit: Zugriff auf die Post von überall auf der Welt via Smartphone oder Laptop.

Zeitersparnis: Kein manuelles Sortieren, Öffnen und Verteilen der Post im Büro.

Platzersparnis: Physische Ordnerstrukturen und Archivräume fallen weg.

Schnelligkeit: Wichtige Dokumente liegen oft schon wenige Stunden nach Posteingang digital vor.

Nachteil / Risiko

Datenschutz: Externe Dienstleister erhalten Einblick in sensible Post (Vertrag und DSGVO-Konformität zwingend erforderlich).

Laufende Kosten: Der Service verursacht permanente monatliche Gebühren oder Kosten pro Seite.

Verzögerung bei Originalen: Benötigt man ein Originaldokument (z. B. Urkunden, Schecks), muss dieses erst separat angefordert werden.

Wenn Sie diesen Service nutzen möchten, lassen Sie mich wissen:

• Suchen Sie eine Lösung für ein Unternehmen oder für eine Privatperson?
  
• Welches monatliche Postvolumen (ungefähre Anzahl an Briefen) erwarten Sie?
  
• Bevorzugen Sie die Ablage in einer bestimmten Software (z. B. Datev, SharePoint) oder reicht ein einfacher E-Mail-Versand?

Maßgeschneiderte Software hilft Ihnen dabei, ihren Mehrwert zu steigern, und erleichtert vielen Technikern die Arbeit bei der Produktentwicklung.

Schnelllink

• Datenschutzerklärung
• AGB´s
• Impressum
• Kontakt
• Wiederruf

Lokale Adresse

Störungsbekämpfung zur Wiederherstellung der Betriebsfähigkeit.

Address: PC-Hess.de - Im Eichholz 54 73326 Deggingen-Reichenbach i.T.

Phone: +49 (0)7334 - 924 58 31

Email : info@pc-hess.de

Arbeitszeiten

Dienstag – Freitag Nach Terminvergabe

Samstag Nach Terminvergabe

Sonntag Nur Kunden im Notfall

Montag Nach Terminvergabe

Die Suportnummer steht im Vertrag

Copyright © 1985 - 2026 - PC-Hess.de - Alle Rechte vorbehalten.